Versie: september 2026
ITinkoop.nl vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
ITinkoop.nl is een handelsnaam van GreenBytes.
Verwerkingsverantwoordelijke
GreenBytes, handelend onder de naam ITinkoop.nl
Poldermolendreef 37
2807 HA Gouda
KvK-nummer: 91245370
Btw-identificatienummer: NL004877527B68
E-mail: info@it-inkoop.nl
1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wanneer u onze website gebruikt, apparatuur bij ons aanmeldt, een aanvraag indient of contact met ons opneemt, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam en eventuele bedrijfsnaam;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- adres- en locatiegegevens wanneer deze nodig zijn voor verzending, aflevering of het ophalen van apparatuur;
- gegevens over de aangeboden apparatuur, zoals merk, model, specificaties, aantallen en staat;
- serienummers of andere identificerende gegevens van apparatuur, voor zover deze tijdens de verwerking van de apparatuur worden vastgelegd;
- foto’s die u bij een aanvraag uploadt;
- door u geüploade documenten, zoals inventarisatielijsten;
- informatie die u zelf verstrekt in opmerkingen, e-mails of andere communicatie;
- gegevens over uw aanvraag, ons bod, een eventuele overeenkomst en de verdere afhandeling daarvan;
- naam en IBAN wanneer dit noodzakelijk is om een overeengekomen aankoopbedrag aan u uit te betalen;
- technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van onze website.
Wij verzoeken u om geen persoonsgegevens aan ons te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor uw aanvraag. Controleer bijvoorbeeld een inventarisatielijst voordat u deze uploadt en verwijder persoonsgegevens van derden die niet relevant zijn voor de aangeboden apparatuur.
2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het ontvangen en beoordelen van aanvragen;
- het inventariseren en beoordelen van aangeboden apparatuur;
- het opstellen en uitbrengen van een bod;
- communicatie over een aanvraag of bod;
- het voorbereiden en uitvoeren van een eventuele koopovereenkomst;
- het organiseren van verzending, aflevering of het ophalen van apparatuur;
- het uitbetalen van overeengekomen aankoopbedragen;
- het voeren van onze bedrijfs- en financiële administratie;
- het behandelen van vragen, klachten en andere correspondentie;
- het beveiligen en technisch goed laten functioneren van onze website en systemen;
- het voorkomen en onderzoeken van misbruik of fraude;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
3. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Wanneer u apparatuur bij ons aanmeldt en een bod aanvraagt, verwerken wij gegevens om op uw verzoek stappen te kunnen nemen voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst. Wanneer een koopovereenkomst tot stand komt, verwerken wij persoonsgegevens voor de uitvoering daarvan.
De AVG staat verwerking toe wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor maatregelen die op verzoek van de betrokkene vóór het sluiten van een overeenkomst worden genomen.
Daarnaast kunnen wij gegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie.
Voor bepaalde verwerkingen kunnen wij een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld het beveiligen van onze website en systemen, het voorkomen van misbruik en het kunnen vaststellen of onderbouwen van een rechtsvordering. Bij gebruik van deze grondslag wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.
Wanneer voor een verwerking toestemming noodzakelijk is, zullen wij deze afzonderlijk vragen.
4. Aanvragen, foto’s en documenten
Via het aanvraagformulier van ITinkoop.nl kunt u informatie over uw apparatuur aan ons verstrekken. Daarbij kunt u onder andere foto’s en inventarisatielijsten uploaden.
Deze gegevens worden gebruikt om uw aanvraag te behandelen, de aangeboden apparatuur te beoordelen en een eventueel bod voor te bereiden.
Geüploade bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten. Wij vragen u daarom alleen informatie te uploaden die relevant is voor uw aanvraag en die u met ons mag delen.
5. Persoonsgegevens op aangeboden apparatuur
Apparatuur die aan ITinkoop.nl wordt aangeboden kan nog persoonlijke, zakelijke of andere gegevens bevatten.
De verkoper is zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up van gegevens die behouden moeten blijven voordat apparatuur aan ITinkoop.nl wordt overgedragen.
Bij ingekochte laptops maakt ITinkoop.nl gebruik van Blancco-software en een betrouwbare methode voor gegevensverwijdering. Waar van toepassing kan op verzoek bewijs van een succesvol uitgevoerde gegevenswissing per apparaat worden verstrekt.
Wanneer bij verwerking van apparatuur nog gegevens op een apparaat aanwezig blijken te zijn, beperken wij de toegang en verwerking daarvan zoveel mogelijk tot wat noodzakelijk is voor controle, verwerking en veilige gegevensverwijdering. Wij gebruiken dergelijke gegevens niet voor andere doeleinden.
6. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening maken wij gebruik van externe dienstverleners. Persoonsgegevens kunnen voor zover noodzakelijk worden verwerkt of gedeeld met partijen die diensten leveren voor onder andere:
- hosting en technisch beheer van onze website;
- zakelijke e-mail en het verzenden van systeemberichten;
- verzending en transport;
- betalingsverkeer en financiële administratie;
- beveiliging, back-ups en andere noodzakelijke IT-diensten.
Onze website wordt gehost bij Strato. Voor onze zakelijke e-mail maken wij gebruik van Outlook. Vanuit WordPress kunnen e-mails technisch worden verzonden via de daarvoor ingerichte mailverbinding.
Wanneer wij een vervoerder inschakelen om apparatuur te verzenden of op te halen, verstrekken wij alleen de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn, zoals naam en adresgegevens.
Wij kunnen daarnaast persoonsgegevens verstrekken wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan een bevoegde overheidsinstantie.
Wanneer een externe partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming daarvan.
7. Betaling
Wanneer ITinkoop.nl apparatuur van u koopt, kunnen wij uw naam en IBAN verwerken om het overeengekomen aankoopbedrag uit te betalen.
Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de betaling, administratie en andere doeleinden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering en vastlegging van de overeenkomst of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Voor ITinkoop.nl hanteren wij in beginsel de volgende termijnen:
Aanvragen die niet tot een aankoop leiden
De aanvraag en bijbehorende persoonsgegevens, foto’s en geüploade inventarisatielijsten worden maximaal 12 maanden na afronding van de aanvraag bewaard. Daarna worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een concrete reden bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Aanvragen die wel tot een aankoop leiden
Gegevens die onderdeel worden van onze inkoop- of financiële administratie bewaren wij voor zover noodzakelijk gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. De Belastingdienst vereist dat basisgegevens uit onder andere de inkoopadministratie in beginsel 7 jaar worden bewaard.
Correspondentie en overige gegevens
Deze bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling van de aanvraag, overeenkomst, eventuele vragen of geschillen en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
De AVG kent geen algemene vaste bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens zo kort mogelijk en niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking.
Daarbij houden wij onder andere rekening met toegangsbeveiliging, beveiliging van onze website en systemen, software-updates, veilige gegevensoverdracht, back-ups en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor de uitvoering van werkzaamheden.
Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen.